Zeitverschwendung oder Karrierechance: Was bringen Meetings wirklich?

Zu lang, zu häufig, zu viele Teilnehmende: Für viele gehören Besprechungen zu den regelmäßigen Ärgernissen des Büroalltags. Und dennoch füllen sie weiterhin die Kalender. Stundenlang werden Projekte besprochen, Aufgaben verteilt und Ergebnisse diskutiert. Doch wie viel davon ist tatsächlich notwendig? Sind Meetings sinnvoll investierte Arbeitszeit oder könnten Unternehmen produktiver arbeiten, wenn sie einen Großteil der Besprechungen abschaffen würden?

Weniger Meetings, mehr Gehalt?

Für Unternehmer und Investor Carsten Maschmeyer scheint die Antwort eindeutig. „Die meisten Meetings bringen keinen echten Mehrwert. Im Gegenteil, sie kosten Fokus, Zeit und Energie. Und vor allem kosten sie eines: Geld“, schreibt er in einem LinkedIn-Beitrag. Seine Forderung: Unnötige Meetings konsequent streichen und das eingesparte Geld lieber für höhere Gehälter verwenden. Bei einem Jahresgehalt von 60.000 Euro wären seiner Rechnung zufolge theoretisch bis zu 83.000 Euro möglich.

Maschmeyer beruft sich auf eine Untersuchung des Organisationsforschers Steven Rogelberg aus dem Jahr 2022. Gemeinsam mit dem Anbieter Otter.ai hatte Rogelberg 632 Beschäftigte in den USA befragt. Diese verbrachten nach eigenen Angaben durchschnittlich 18 Stunden pro Woche in Meetings. Rund 5,7 Stunden davon hielten sie für verzichtbar, sofern sie die notwendigen Informationen auf anderem Weg erhielten.

Aus diesen vermeidbaren Meeting-Stunden errechneten Rogelberg und Otter.ai potenzielle Personalkosten von rund 25.400 US-Dollar jährlich pro Beschäftigtem. Bei Führungskräften mit mindestens vier direkt unterstellten Mitarbeitern lag der Wert sogar bei rund 42.000 Dollar.

Allerdings bedeutet eingesparte Meeting-Zeit nicht automatisch eingesparte Personalkosten. Die Gehälter werden zunächst weitergezahlt. Ob daraus tatsächlich wirtschaftliche Vorteile entstehen, hängt natürlich davon ab, wie Beschäftigte ihre gewonnene Arbeitszeit nutzen. Und erst recht folgt daraus keine unmittelbare Gehaltserhöhung.

Mehr Meetings, mehr Gehalt?

Eine neue Untersuchung aus Norwegen zeichnet nun ein überraschend anderes Bild. Die Ökonomen David Deming, Katrine Vellesen Løken, Alexander Willén und Yaling Xu haben die Meeting-Gewohnheiten von mehr als 9.000 Beschäftigten analysiert und mit Arbeitgeber- und Arbeitnehmerdaten verknüpft. Ihre im September 2026 veröffentlichte Studie „Meetings“ des National Bureau of Economic Research (NBER) untersucht nicht nur die Kosten von Besprechungen, sondern auch ihren möglichen wirtschaftlichen Nutzen.

Demnach verbringen norwegische Beschäftigte durchschnittlich 4,7 Stunden pro Woche in Meetings. Das entspricht etwa zwölf Prozent einer regulären Arbeitswoche. Dass dieser Wert erheblich unter den 18 Stunden der amerikanischen Untersuchung liegt, dürfte auch an den unterschiedlichen Stichproben liegen. Bei Rogelberg waren Führungskräfte und Beschäftigte aus wissensintensiven Berufen stark vertreten. Die norwegische Studie berücksichtigt dagegen ein breiteres berufliches Spektrum.

Trotz des geringeren Zeitaufwands sind Meetings für norwegische Unternehmen ein beträchtlicher Kostenfaktor. Der Zeitaufwand für Meetings entspricht rechnerisch rund 14 Prozent der gesamten Lohn- und Gehaltssumme norwegischer Unternehmen. Besonders verbreitet sind Meetings in wissensintensiven Wirtschaftszweigen, darunter die Finanz- und Kommunikationsbranche.

Doch die Forscher entdeckten einen bemerkenswerten Zusammenhang: Unternehmen mit höheren Umsätzen und überdurchschnittlichen Löhnen halten tendenziell mehr Meetings ab. Auch auf individueller Ebene zeigt sich ein überraschendes Bild. Beschäftigte, die mehr Zeit in Besprechungen verbringen, verzeichnen ein stärkeres Gehaltswachstum. Dieser Zusammenhang bleibt auch bestehen, wenn die Forscher Unterschiede zwischen Berufen, Branchen, Unternehmen und persönlichen Merkmalen berücksichtigen.

Klar ist: Das bedeutet nicht, dass zusätzliche Meetings automatisch zu höheren Gehältern führen. Die Wissenschaftler betonen ausdrücklich, dass ihre Untersuchung statistische Zusammenhänge aufzeigt, aber keine unmittelbaren Ursache-Wirkungs-Beziehungen nachweist.

Wenn Meetings zum Produktivitätskiller werden

Dass Besprechungen erhebliche Nachteile haben können, zeigen andere Untersuchungen. Microsoft stellte im Work Trend Index 2025 fest, wie stark digitale Kommunikation den Arbeitsalltag zerstückeln kann. Bei den 20 Prozent der am stärksten mit Benachrichtigungen belasteten Microsoft-365-Nutzern registrierte das Unternehmen durchschnittlich alle zwei Minuten einen Kontaktimpuls durch Besprechungseinladungen, E-Mails oder Nachrichten.

Zudem fanden 50 Prozent der untersuchten Besprechungen zwischen 9 und 11 Uhr beziehungsweise zwischen 13 und 15 Uhr statt. Das sind Zeitfenster, in denen viele Menschen besonders konzentriert arbeiten können. Fast die Hälfte der weltweit befragten Beschäftigten empfand ihren Arbeitsalltag als chaotisch und fragmentiert.

Eine 2022 in der MIT Sloan Management Review veröffentlichte Untersuchung ging der Frage nach, was passiert, wenn Unternehmen Meetings gezielt reduzieren. Ein Forschungsteam um Benjamin Laker betrachtete 76 internationale Unternehmen, die besprechungsfreie Arbeitstage eingeführt hatten.

Die Ergebnisse zeigten Verbesserungen bei der wahrgenommenen Produktivität, der Selbstständigkeit und der Arbeitszufriedenheit. Gleichzeitig sank die berichtete Stressbelastung. Die größten Vorteile ergaben sich bei einer deutlichen Reduzierung der Meeting-Zeit, nicht bei ihrer vollständigen Abschaffung. Allerdings beruhen die Ergebnisse wesentlich auf Befragungen und nicht auf einer objektiven Messung wirtschaftlicher Leistung.

Die Befunde scheinen der norwegischen Studie zunächst zu widersprechen. Tatsächlich untersuchen sie jedoch unterschiedliche Fragen: Was passiert, wenn Beschäftigte weniger Zeit in Meetings verbringen? Und welchen wirtschaftlichen Nutzen können Besprechungen entfalten, wenn sie stattfinden?

Warum Meetings oft an den falschen Dingen scheitern

Was also unterscheidet ein produktives Meeting von einer Zeitverschwendung? Ein Problem liegt offenbar darin, worüber in Besprechungen überhaupt gesprochen wird. Wie der Wissenschaftler Glenn Littlepage im Cambridge Handbook of Meeting Science erläutert, neigen Gruppen dazu, vor allem bereits bekanntes Wissen auszutauschen. Informationen, über die nur einzelne Teilnehmende verfügen, kommen dagegen häufig zu kurz.

Wie ausgeprägt dieser Effekt ist, zeigt eine Metaanalyse von 65 Studien mit insgesamt 3.189 Gruppen. Demnach werden gemeinsam bekannte Informationen in Gruppendiskussionen erheblich häufiger angesprochen als solche, die nur einzelne Mitglieder kennen. Ausgerechnet jenes Wissen, das neue Perspektiven eröffnen könnte, bleibt damit häufig ungenutzt.

Für Unternehmen sollte das eigentlich eine Binsenweisheit sein: Entscheidend ist nicht nur, wer am Konferenztisch sitzt, sondern wessen Wissen tatsächlich Gehör findet. Die Forschung zeigt allerdings, dass genau das keineswegs selbstverständlich ist.

Ein weiteres Problem betrifft die Selbstwahrnehmung von Führungskräften. Der Organisationswissenschaftler Steven Rogelberg, auf dessen Kostenberechnungen sich bereits Carsten Maschmeyer beruft, beschreibt in einem Interview mit der Wharton School einen blinden Fleck: Wer eine Besprechung leitet, bewertet sie häufig positiver als die übrigen Teilnehmenden. Führungskräfte bestimmen den Ablauf, kommen selbst ausführlich zu Wort und verlassen das Meeting mit dem Gefühl, etwas erreicht zu haben. Ob die anderen das genauso sehen, bleibt häufig ungeprüft.

Rogelberg stellt auch eine verbreitete Managementregel infrage: die Wirksamkeit einer Tagesordnung. Eine solche allein verbessere nach seinen Forschungsergebnissen die Qualität von Meetings nicht. Entscheidend sei vielmehr, dass tatsächlich unterschiedliche Perspektiven zur Geltung kommen.